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Projet

Le module Projet (pr) de MercAssist permet de gérer les coûts (et revenus) liés aux projets d'une entreprise. Pour chaque projet une structure hiérarchique (charte) des activités doit être établie. Cette structure peut être répétitive c.à.d. la même pour plusieurs projets ou particulière à chacun. Le module permet l'enregistrement de transactions (budget, revenus, coûts des produits/services, coûts des contractants, coûts de la main d'oeuvre, heures travaillées) pour une ou plusieurs activités et selon les périodes assignées à chaque projet. Des rapports permettent de vérifier périodiquement (selon les périodes définies pour chacun des projets) les résultats financiers (budget, revenus, coûts, heures de travail).

Ce module compte à l'heure actuelle les fonctionnalités suivantes :




Dictionnaire des activités

Pour définir une charte des activités pour un projet on doit d'abord décrire chacune des activités et sous-activités dans la base de données. C'est le dictionnaire des activités. Le dictionnaire comprend la description, un numéro et facultativement un ensemble de mots-clé permettant de les retrouver facilement. Ce dictionnaire est utilisé dans la "gestion d'un projet" pour bâtir sa charte.



Activités Génériques

Cette option du menu permet de créer des structures hiérarchiques d'activités (sous-activités) qui ne sont pas liées à des projets mais qui ont un caractère répétitif. Un groupe d'activités génériques peuvent être reproduit (copier) facilement dans la "gestion d'un projet'. Les activités sont normalement définies pour un ensemble d'activités qui peuvent être répétées à plusieurs reprises dans un méme projet et/ou des projets différents.



Projet

Cette option du menu permet de gérer les projets (Gestion de projet). Il permet l'addition de nouveaux projets et la gestion des projets existants. Cette gestion est accessible via 3 onglets, soit : Général, Période et Activité.
  • Général

    L'onglet "Général" donne accès aux données générales sur le projet comme le no du projet, une référence (supplémentaire, celle du client par exemple), dates de début et de fin estimées, son état (Actif, Inactif, terminé), nom du projet (maximum une ligne), description du projet (plusieurs lignes) et des mots-clé pour en faciliter la recherche.

  • Périodes

    Cet onglet permet de définir la liste des périodes du projet. Habituellement, les périodes sont mensuelles mais elles peuvent aussi être définies avec des longueurs différentes et/ou variables. Lorsque les périodes sont mensuelles, une option permet de les générer automatiquement pour une année du calendrier.

  • Activité

    Permet de définir la charte des activités du projet. La charte est la structure hiérarchique des activités. Une activité principale (niveau 1) peut contenir une ou plusieurs sous-activités (niveau 2) et chacune de ces sous-activités peuvent aussi contenir ses propres sous-activités (niveau 3) et ainsi de suite selon le niveau de détails désiré. Le projet est considéré comme le niveau 0. Chaque entrée dans la structure de la charte peut être spécifiée comme transactionnelle, en-tête, ou verrouillée (pas de transaction permise).

    Note: Lorsqu'un groupe d'activités peut être réutilisé (copié) à plusieurs reprises dans un projet ou des projets différents, il est recommandé de les définir d'abord dans les activités génériques et de les introduire lorsque nécessaire dans la structure des activités d'un projet.



Transaction


Permet l'enregistrement de transactions directement dans le module des projets. Les transactions peuvent affecter les données tel que le budget, les revenus, les coûts des produits/services, les coûts des contractants, les coûts de la main-d'oeuvre et les heures travaillées pour une ou plusieurs activités et selon les périodes assignées à chaque projets. Un sommaire de ces transactions est automatiquement comptabilisé par période du projet. Une recherche simple permet de retrouver les transactions existantes dans la base de données soit pour consultation ou pour y apporter des modifications.

Note: Si vous utilisez d'autres modules de MercAssist, comme les comptes fournisseurs et les comptes clients, les transactions enregistrées dans ces modules peuvent aussi être enregistrées dans les projets. Par exemple, une facture enregistrée dans les comptes fournisseurs, peut aussi affecter une ou plusieurs activités au niveau des projets en ce qui concerne le coût des produits/services ou le coût des contractants.




Rapports

Les rapports permettent de vérifier sur une base régulière l'avancement des projets. Des rapports types sont disponibles à l'installation du module mais l'utilisateur peut aussi définir ses rapports selon ses besoins. De plus, l'option Import/Export permet de copier des spécifications de rapport d'une compagnie à une autre ou encore de télécharger d'autres rapports types du site de MercAssist.

Les rapports peuvent être produits en format HTML ou PDF. Le format HTML est habituellement pour consultation directement sur le poste de travail alors que le format PDF est surtout utilisé pour produire des copies imprimées.

Des options permettent de produire des rapports sommaires en limitant le niveau d'activité. Par exemple, si on demande le rapport en limitant le niveau d'activité à 2, alors les activités avec un niveau 3 ou supérieur seront automatiquement résumées dans le niveau 2 correspondant. Un rapport partiel peut aussi être produit via une sélection sur une activité du projet (seulement l'activité et ses sous-activités sont produites sur le rapport).




Si vous désirez essayer MercAssist, nous vous invitons à accéder dès maintenant à la section "Démo en ligne".

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